Tipps für einen produktiven Arbeitstag

In den verschiedenen Artikeln zu Burnout, seiner Prävention und seinen Wurzeln in der modernen Arbeitswelt kommen immer wieder die negativen Folgen von zu hoher zeitlicher Belastung, Multitasking und ständiger Erreichbarkeit zur Sprache. Der IT-Experte Michael Vonlanthen veröffentlichte jetzt in der Schweizer Online-Ausgabe des Magazins “Computerworld” seine persönlichen “Regeln für einen produktiven Arbeitstag”, durch die sich diese Belastungen wirksam steuern und minimieren lassen. Vonlanthen geht es dabei um eine neue E-Mail-Etikette, die positive Veränderung der Besprechungskultur in Unternehmen sowie die Reduktion der allgemeinen zeitlichen Belastung.

Neue produktivere E-Mail-Etikette

E-Mails sind für den Autor eine digitale Kommunikationsform aus den 1980er Jahren, die ihren Höhepunkt längst überschritten hat. Informationen werden aus seiner Sicht meist zu unstrukturiert, zu unkontrolliert und zu breit gestreut. Für den Empfänger der digitalen Nachricht resultieren daraus häufige Unterbrechungen im Arbeitsfluss und oft auch ein hoher Zeitaufwand, um sich vor überflüssigem Office-Spam zu schützen. Vonlanthen empfiehlt daher

  • E-Mails nur für kurze Benachrichtigungen zu verwenden
  • Dokumente nicht als E-Mail-Anhang zu verwenden, sondern an einem zentralen Speicherort zu verwalten und dessen Inhalte an alle Prozessbeteiligten zu kommunizieren, die auf tatsächliche benötigte Inhalte so einen direkten Zugriff haben
  • Arbeitsanweisungen nicht per E-Mail zu kommunizieren, sondern in einer zentralen, interaktiven und prozessorientierten Aufgabenliste zu sammeln
  • Die verbleibenden E-Mails konsequent zu priorisieren und danach wirklich dringende Mails sofort, den Rest jedoch nur ein- bis zwei Mal wöchentlich in festgelegten Intervallen zu beantworten.

Meetings versus “Arbeiten auf Abruf”

Meetings sieht Michael Vonlanthen heute zunehmend losgelöst von ihrem inhaltlichen Ziel – sie dienen aus seiner Sicht oft vor allem zur Verarbeitung der Informationsflut in verschiedenen “Anspruchsgruppen” oder sind “Prestige-Objekte”, lassen die Informations- und Datenflut jedoch auf alle Fälle weiter wachsen. Durch die neuen digitalen Möglichkeiten werden Meetings sozusagen auf Knopfdruck anberaumt – für die Eingeladenen folgt daraus oft “Arbeiten auf Abruf” und eine Fokussierung auf Anfragen von außen. Er empfiehlt, vor jedem Meeting das Aufwand-Nutzen-Verhältnis abzuwägen, die Ausgangslage, die richtigen Teilnehmer sowie Ziele eines Meetings exakt zu definieren und auf die Zielerreichung der Besprechung in angemessener Zeit zu achten. Ein bis zwei Mal wöchentlich sollte sich jeder Mitarbeiter “Offline-Halbtage” für konzentrierte Arbeitsphasen erlauben können.

Zeitliche Freiräume durch weniger Mobilität im Job

Gleichzeitig plädiert Vonlanthen für eine Reduktion der arbeitsbezogenen Mobilität – beispielsweise den Ersatz von Dienstreisen durch Video-Konferenzen oder die Möglichkeit von Home-Office-Tagen im Arbeitsalltag. Präsenz-Anforderungen sieht er vor allem in der Teamarbeit, eine gute Balance zwischen Präsenz und frei gewähltem Arbeitsort stärke jedoch Produktivität, Kreativität und Motivation der Mitarbeiter.

Autor:
Datum: Freitag, 15. März 2013 11:22
Trackback: Trackback-URL Themengebiet: Burnout-Syndrom

Feed zum Beitrag: RSS 2.0 Diesen Artikel kommentieren

Kommentar abgeben